如何帮企业应用打印设备有更好体验及推动办公数字化转型

还记得打印机只是一台打印机的时候吗？它所做的只是打印？ 那些日子已经一去不复返了。当今的多功能打印机 (MFP) 非常智能且用途广泛。除了打印、扫描和传真之外，它们还可以智能地路由甚至翻译文档 - 以及更多功能。 通过转变纸张、数字和移动工作流程，多功能一体机可帮助用户更快、更高效地完成工作。因此，组织可以更有效地运营并优化成本。

实际上，多功能一体机可以推动公司更快地实现数字化转型。他们这样做的关键方法之一是改变用户体验 (UX)。

将用户体验放在首位

用户体验不是一回事。它是用户与设备及其背后的技术进行的所有交互的集合。

因此，对于打印机而言，让用户获得整体体验至关重要，这样他们可以更轻松地相互协作、共享信息并保持工作效率。这就是为什么市场上最先进的打印机优先考虑以下事项：

易于使用和熟悉。

最新一代的多功能一体机具有类似于平板电脑或智能手机的触摸屏界面，并且同样可配置。用户用户为工作选择合适的应用程序，并从不断扩大的应用程序库中选择其他应用程序。

按需提供帮助。

过去，打印机产生的帮助台呼叫占很大比例。如今，无需拨打支持电话或翻阅用户手册即可掌握新功能。员工可以直接从界面在设备上观看简短的指导视频，以充分利用您的企业多功能一体机，而无需拨打 IT 或服务台电话。

格式灵活性。

在具有数字能力的组织中，员工经常会遇到“混合”文档。例如，合同在网上开始生效，然后打印出来供签名，最后进行扫描并以数字方式存储。组织需要一种简单、可靠的方法将纸质文档转换为数字文档，然后再转换回来以管理和使用这些“混合文档”。

更深入的扫描。

您组织的信息作为文档流经 MFP。您的 MFP 可以让用户更轻松地搜索（并在其中搜索）这些文档。当今先进的多功能一体机具有内置光学字符识别 (OCR) 功能，扫描时会创建可文本搜索的 PDF。它们还具有自动彩色扫描功能，可检查文档是黑白还是彩色并进行相应调整。通过扫描和传真预览，用户甚至可以在继续之前进行更改。他们还可以直接扫描到 Dropbox、Google Drive 或 Office 365 等应用程序。

一键式工作流程。

如果数字化转型不能帮助您简化工作流程，那么它就毫无意义。借助当今的多功能一体机，复杂或重复的例程只需设置一次即可保存以供将来使用。您的用户可能需要扫描发票，然后将其发送到财务部门，并将其安全地保存在云中。今天的多功能一体机不再强迫他们每次都重复，而是让他们只需按一下触摸屏界面上的按钮即可完成所有操作。托管打印服务提供商可以帮助客户构建这些自定义工作流程和应用程序。

良好的用户体验

用户体验并不仅仅停留在打印机界面上。智能打印机和多功能一体机具有用户体验改进，可扩展到打印队列管理，以简化流程。

主动订购物资

人们无法打印的最常见原因之一是打印机碳粉耗尽。这让用户感到沮丧，但这种情况最终也会让办公室经理和 IT 人员感到惊讶，他们不得不跑出去获取更多耗材 — — 这是没人愿意做的事情。

自动补给耗材有助于避免这种情况并让您保持正常运行。

当今的智能打印机可以自动监控碳粉和墨水量，并与订购系统“对话”。整个过程是免提的，除了阅读发送给指定打印机联系人的通知电子邮件外，无需人工干预。

系统根据使用模式提前下订单，因此您永远不会用完。

这也意味着您不会主动超额订购（这是一种非常常见的情况）并发现自己遇到存储问题。它可以降低您的碳足迹，并通过优化订单和交付帮助您实现可持续发展目标。

让演出继续进行

另一个非常常见的问题是打印作业遇到障碍并造成瓶颈，因为它阻碍了后面的作业。

现代复合机现在内置了“打印周围”技术。

它们将有问题的打印作业移到一边，直到找到解决方案，从而保持打印流程继续进行并确保生产力不受影响。

打印分析MFP

是完全连接的网络公民和物联网的活跃成员。他们不断反馈数据，您可以将这些数据转化为有价值的商业智能。用户分析显示谁在打印什么、在哪些打印机上、以黑白或彩色打印以及在什么介质上打印。这些见解可帮助您的打印服务合作伙伴优化您的打印环境。所有这些数据都触手可及，会计和退款比以往任何时候都更加容易。

转向移动设备

随着移动工作人员和移动打印变得越来越普遍，组织现在正在加紧努力，使其打印环境适合移动设备。他们知道，正确利用移动技术将加快数字化转型的步伐。

用户体验再次发挥了重要作用。

跨平台、用户友好的移动应用程序让不受束缚的工作人员可以像发送电子邮件一样轻松地进行打印。无需安装打印机驱动程序或进行配置。无论用户是在办公室、在家还是在路上，只需单击一下即可快速安全地进行打印。

UX 和 DX：制胜组合

人们很容易认为数字化转型（有时也称为 DX）与平板电脑和智能手机有关。但智能的下一代复合机也发挥着同样重要的作用。 这些设备经过彻底重新构想和重新设计，以实现数字工作场所并加速数字化转型。通过采用智能手机和平板电脑范例并使每个特性和功能按钮变得简单，多功能一体机可以提高员工的工作效率并简化整个组织中的文档信息流。

因此，如果您目前正在制定数字化转型计划，请确保不要忽视智能多功能打印机可以发挥的作用。