中小企业办公文印管理8个关键问题

    办公打印管理已经远远超越了设备维护和耗材采购。现在，它是您企业经营发展关键因素，帮助您更高效地运营，降低成本，简化流程，并为员工和客户提供更好的服务。

办公设备公司正在提升自身能力，所提供的服务也在不断演变，以满足快速变化的市场需求。

但是，并不是所有的办公设备公司都是一样的，您应该花时间正确评估他们的打印管理服务，并了解他们是否能够满足您组织的需求。

以下是八个关键问题，你应该问他们：

1.他们的设备及软件方案有多安全？

许多企业表示他们曾经历过与打印相关的数据泄露。这是一个相当令人震惊的统计数据，也是我们所有人都需要关注的问题。

打印漏洞可能包括从打印机托盘中等待收集的机密信息，到未经授权访问存储在您的网络或云端的文件。更不用说由无法阻挡的自备设备（BYOD）带来的安全挑战。

在打印管理解决方案中，安全性绝对至关重要。一定要向您的服务商询问：

• 他们如何确保数据从计算机传输到打印机时的安全

• 他们如何安全地发布这些信息

• 他们是否能为您安排不同用户的访问控制

同样重要的是，确保其打印管理安全能够与您现有的安全设置无缝集成。

2.它是否提供了您所需的灵活性？

在选择打印管理解决方案时，一种尺寸肯定无法适合所有人。每个企业的设置都不同，因此您应该了解您的复印机供应商是否具有适应您环境的灵活性。

从单服务器单站点，到复杂的多服务器、多地点，甚至是跨国基础设施，该解决方案应能够轻松扩展并处理任何级别的复杂性。

它应该支持打印服务器、直接IP打印或两者结合，并帮助您优化基础设施以降低成本、易于管理并提升用户体验。

与您现有的IT系统集成至关重要，以确保在实施（或之后）时尽量减少干扰。大多数企业都有复杂的IT生态系统，因此MPS解决方案需要与现有供应商、技术和流程无缝共存。

3. 报告功能有多有用？

打印管理解决方案不应采用设置后即可忘记的方式。您的打印环境在不断变化，因此从数据中提取洞察对于持续改进至关重要。

您应该寻找具有动态报告功能的工具：实时分析和监控使用情况，以帮助您提高安全性、问责性和效率。理想情况下，您应该能够深入挖掘以了解主要数字背后的详细信息，并自定义报告，使其直接与您的目标和KPIs相关。

研究报告生成和调度，以及交付机制（例如电子邮件或仪表板）。此外，了解打印管理公司是否有内部专业知识将原始数据转化为商业智能，以便为您的利润增加价值。

4. 这是通用解决方案还是量身定制的解决方案？

在评估MPS解决方案时，确保你获得的是真正的投资回报——即你为所用支付费用，但不超过这个费用。

为了充分利用该解决方案带来的成本节约，采用灵活的模块化方法是必不可少的。随着您的组织扩展和需求变化，您可以添加模块。同样重要的是，如果需要缩减规模，您可以移除模块。

这种灵活的按需付费方法优化了您的投资回报，并确保了可预测和可预算的成本。

确保您没有被严格的合同束缚。

5. 终端用户和您的IT部门使用起来有多容易？ 

您的打印管理解决方案需要平衡用户和您的IT部门之间有时相互矛盾的需求。

用户希望在任何地方、任何时间、任何设备上都能轻松、无障碍地打印。他们应该能够轻松高效地访问、路由、扫描和共享文件，无论他们在现场、移动中还是在家工作。

但是，这种自由和灵活性不应以增加IT部门负担为代价。他们需要一个易于配置和管理的解决方案，当他们添加打印机和用户，并适应繁忙的打印环境的变化需求时。

6. 随着你们企业的发展，它能扩展吗？

这是需要向您的MPS解决方案提供商询问的关键问题。随着公司的发展和扩展，没有一个打印环境会保持不变。国内外的新用户、部门和办公室，都会导致复杂的设置。

再加上新技术和工作方式，采用灵活可扩展的方法是必不可少的。

因此，必须询问解决方案能够处理的MFP数量是否有上限，以及它将如何管理多站点或多国家的基础设施。

7. 它会识别成本节约的机会吗？ 

确保您询问MPS解决方案提供商，了解其提供的服务是否能详细洞察打印使用情况和成本，识别出节约和提高效率的领域。您应该能够获得详细的使用模式分解，可以按照用户、设备、部门、打印服务器或办公室等任何方式进行分析。

您可以查看基础设施投资是否达到最大回报（分析打印机的使用情况是否不足或过度）、是否尽可能高效地运营（优化打印机位置以适应工作小组需求）以及是否实现规模经济（集中主动地订购供应品）。

8.是否是同类最佳且具备未来竞争力？

许多打印管理解决方案都是内部开发的。乍一看，这很棒。但缺点是，它们通常不是全方位的服务。因此，它们不如由行业专业知识和多年服务成千上万客户的丰富经验支持的合作伙伴解决方案那样强大。

定制解决方案往往会被快速变化的步伐所超越，无法适应新技术或快速轻松地扩展。合作伙伴解决方案基于行业最佳实践，并不断演变，以应对最新的技术进步和工作实践。

在众多的印刷管理公司中，问对问题是绝对必要的。回答这些问题将帮助您做出正确的选择——为您的用户、IT部门、客户和业务。